当五矿国际机构改革纪实向集约共享高效跨出坚

五矿国际机构改革纪实：向集约、共享、高效跨出坚实一步

【铝道】 十三五 开局伊始，面对中国经济新常态下的内外部挑战，深化改革势在必行。中国五矿集团公司从上到下进行了一系列的变革举措，对有色中心的管理及发展定位进行了重大战略调整，五矿国际应势而生，确立了 资源+贸易 的 双轮驱动 战略，提出了 打造海外新五矿，实现贸易再创业 的战略目标。在五矿集团领导大力支持下，公司管理层对五矿国际新的业务结构进行深入研究，对标国际成功管理模式、区别自身的业务特点，多方论证，深思熟虑，大胆创新，为提升业务执行专业化效率，着力促进公司在有色行业中的市场地位，迈出了改革中具有历史意义的一步 构建了贸易业务的共享服务体系。这一体系的构建，为确保业务经营的提质增效，为实现公司的战略目标打下了坚实的基础。

共享服务 效率优先

共享服务的概念始于20世纪的美国，是将企业中共用的功能集中起来，高质量、低成本地向各个业务单元提供标准化的服务。据统计，目前全球500强中有75%以上的公司建立了不同形式的共享服务平台，其基本模式是通过识别和梳理原本分散在各业务单元的通用型、重复性、程式化的工作,并将这些工作从业务单元中分离交由统一的服务后台运作，发挥流程标准化和服务专业化的优势，实现提高效率和降低成本的目的，使业务单元更加专注于核心竞争力的提升，从而较大化组织的整体价值。

五矿国际经营的商品主要是有色金属中的基本金属，经过多年的发展，各商品在实际业务中存在不小的差异。公司管理层着眼未来，力足长远，克服挑战，为实现可持续的跨越式发展目标，笃力促成了公司内部共享体系的搭建。

去年五矿集团设立的共享服务中心，主要是归集了管理职能方面的作用。区别于集团公司的共享服务中心，五矿国际的共享服务部则是将经营活动中业务执行环节独立出来，通过整合优化业务执行流程，通过标准化、简化等工作系统提升效率；通过仓储、物流、保险等领域集中管理，体现集约化优势，降低物流环节成本和风险。

共享服务部的设立将进一步促进业务执行过程标准化、专业化、集约化：建立相对一致的操作流程和数据定义，推动统一的业务信息系统开发和使用，提高后台服务的整体技能水平；同时剥离业务部门的非核心功能，使业务部门专注于核心业务、着力开发市场和提升盈利能力，增加竞争优势。

同时，共享服务部还可为公司人力资源提供业务基础培训，使初级业务员全面认知业务的全流程，为了解有色金属行业、理解业务流程敏感要素，为未来的业务拓展打下基础。

目标明确 任务清晰

2016年3月，在五矿国际召开的战略研讨会上,公司上下就共享服务部的设立目的、后续的重点工作方向等展开了广泛和深入的研讨，并确立了共享服务部未来的工作发展方向，部门将主要围绕业务执行、物流管理、业务流程与系统优化三条主线开展工作。

共享服务部成立后在短短一个多月的时间内完成了部门组建，公司内外部调研及职能设置，制定全年业务承接计划的工作。在保证业务不断不乱的前提下，部门通过组织开展内部培训学习，密切与相关部门沟通协作，迅速掌握了相关商品工作全流程，高质量、高效率地全面完成了铜、铅锌、锡镍业务的相关执行工作计划，获得了相关部门的高度评价。

对公司的物流管理进行集中操作和管控，并针对各部门业务模式的创新进行物流业务的持续探索和成本优化是共享服务部的第二项重要职责。

2016年7月，共享服务部接手物流工作。通过全面梳理物流协议，分析历史费率数据、各部门各商品签约仓库情况等基础工作，对物流业务的操作流程和管理实现了逐步进行优化。2016年底，共享服务部开展集中物流协议的签署，由原各业务部分别面对同一物流客户变为由共享服务部集中谈判，提升了谈判能力，为达到了降费率和物流成本，提升了物流服务能力和质量，并较终实现集约化优势迈出坚实的一步。

基于公司战略目标，结合不断创新的业务模式，持续梳理优化业务流程是共享服务部的第三个重要职责。

为充分了解公司业务整体情况，发现业务经营过程中存在的问题，在公司领导大力支持下，2016年4月由共享服务部牵头公司成立五矿国际业务流程梳理与优化工作组。通过近两个月多轮次多维度深入调研，工作组对五矿国际贸易业务和流程进行了全面梳理，收集并整理了问题与优化需求共计150余条，并较终编制完成《五矿国际业务流程梳理与优化工作报告》。在报告中，工作组对五矿国际所有业务类型，以12类端到端业务业务类型和19种子流程维度进行了细致的节点分解和剖析，对筛选整理后80余项重点问题浙江吉祥汽车研究院有限公司 工程师 杨兴炎进行分类，并分别提出了解决方案和建议。

五矿国际高度重视《五矿国际业务流程梳理与优化工作报告》中提出的问题，特别是五矿国际相关业务经过十多年的发展壮大，原有的信息系统已不能满足实际的业务需要。为进一步规范和优化内部业务管理流程，努力实现由结果式管理转向过程式管理，提高内部管理精细化水平的目标，2016年8月五矿国际又成立ERP项目工作组，由总经理高晓宇亲自任组长，由共享服务部牵头，协同信息部、风控部、财务部等部门共同开展工作，根据业务和管理需要研究和制定出SAP系统优化重点。在集团信息部的大力支持下，五矿国际在2016年底按计划全面完成了SAP四大加强功能蓝图的设计、开发工作。2017年1月系统功能正式上线，大大提升了原有系统的功能和用户体验。共享服务部作为业务执行的较主要参与者以及流程优化的企业条幅：RMB 4000元/条;洽谈桌展现：RMB 6000元 (企业自备X展架宣扬资料)主要推动者，未来还会在这方面不断开展评估及优化的工作。

另外，在日常的业务过程中，共享服务部不断推进工作流程优化，先后牵头优化了开票申请、付款申请等审批流程，改变了上述流程长期以来重复审批的现状，提升了审批效率，节约了人力成本，同时进一步推动了公司管理的规范化与信息化。

克服困难 知难而上

作为五矿国际创新性的管理转型，改革初期必然面对许多困难和阻力，共享服务体系的成熟和完善也是一个长期的过程。

成立之初，共享服务部面对的首要难题，就是人力资源的不足。面对人手紧张，部门全体6名员工积极投入工作，短时间内完成了相关调研及发展研讨等工作。随着人员逐步到位，为尽快承接业务执行工作，部门及时启动了全员学习。组织开展SAP系统操作培训，与业务部开展交流讨论，提升了员工对业务的理解。公司部门职责的新的定义，业务内容的重新划分，或有可能带来新的风险点。共享服务部严控相关各节点，积极与相关职能部门讨论、厘清管控界面划分，并制定了一系列管理办法等等，规范业务要求，保证业务执行过程中有据可依。

在同时确保其耐久性业务执行工作的转移过程中也遇到了各种问题。共享服务部克服重重困难，在尽可能减小对业务经营干扰的前提下，保证业务不断、业务执行效率不减、执行质量不打折扣的基础上，与各业务部制定了个性化业务承接安排。在工作中，共享服务部密切与业务部的沟通，确立沟通报告机制，定期报送各类执行报告及报表，跟进更新执行业务动态，对执行过程中发现的问题及时提示并提出建议等等努力，为业务开展提供了有力支撑。

目标明确 坚定前行

设立一年多来，共享服务部克服了人手不足、业务不熟等困难，勇于迎接挑战，不断探索创新，该医疗复合物生产商有13条复合物生产线目前共享服务部已基本完成公司本部开展的业务的执行工作，并在业务执行、流程优化、系统开发、物流管理等方面开展的一系列工作取得了成效。

经过一年不断探索和创新，共享服务部后续的发展方向和目标更加清晰明确。结合五矿国际新的发展战略，各商品的发展定位，按照公司总体战略部署，共享服务部已制定出2017年重点工作目标：一是进一步扩大贸易业务执行工作并持续优化提升，根据业务情况制定稳妥和个性化承接方案并推进实施，较终实现对五矿国际业务执行的统筹管理；二是提高业务执行工作的标准化，逐步建立标准化流程，加强执行流程的规范性，识别执行流程中存在的风险点，建立内部监督机制；三是做实物流业务集中管理，实现库存全流程动态管理，提高公司物流业务能力，共享公司物流资源，提升物流费用精细化管理水平。

完善贸易业务共享服务机制是五矿国际完成优化组织架构，健全治理机制、建立充满活力的激励与约束机制等深化改革的主要任务的重要举措之一。五矿国际已经在 十三五 新征途上扬帆起航，共享服务部作为公司改革举措的排头兵任重而道远，目前已迈出了坚实的一步，未来将以继续坚定前行。